QUY TRÌNH THỦ TỤC XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA

QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA

Xuất nhập khẩu là hai hoạt động quan trọng nhất trong nền kinh tế của mỗi quốc gia, đặc biệt là đối với một nước đang bước vào thời kì hội nhập như Việt Nam, hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển và có những bước tiến lớn. Để nhập khẩu một lô hàng đòi hỏi người làm thủ tục hải quan không chỉ nắm rõ quy trình mà còn phải biết rõ các thủ tục liên quan để tránh những sự cố phát sinh ngoài ý muốn khi nhập khẩu hàng hóa.

Vậy quy trình thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá như thế nào? Doanh nghiệp cần tiến hành các bước nào để thông quan một lô hàng nhập khẩu? Bài viết dưới đây của  Blue Sky Logistics - Chuyên gia tư vấn Hải Quan-giải pháp xuất nhập khẩu cho mọi doanh nghiệp sẽ giải đáp chi tiết từ A đến Z cho bạn.

Đầu tiên, thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan là những thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa cần thiết để hàng hóa và phương thức vận tải được nhập/xuất vào một quốc gia. Đây là những thủ tục bắt buộc phải tuân theo để hàng hóa và phương thức vận tải được nhập khẩu/nhập cảnh vào một quốc gia hoặc xuất khẩu/xuất cảnh khỏi biên giới của một quốc gia.

I. 9 bước làm thủ tục thông quan nhập khẩu hàng hóa

Bước 1: Xác định loại mặt hàng sẽ nhập

Trước khi nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam, trước tiên bạn phải xác định những thứ đó có thuộc danh mục hàng hóa ở Việt Nam hay không, hàng hóa đó có bị cấm hay không. Cụ thể:

– Hàng thương mại thông thường: là những lô hàng đủ điều kiện để tiến hành làm thủ tục nhập khẩu thông thường.

– Hàng bị cấm: Để biết thêm thông tin chi tiết các mặt hàng bị cấm, quý doanh nghiệp có thể tra cứu danh mục hàng cấm nhập khẩu tại Nghị định 187/2013/NĐ-CP.

– Hàng phải xin giấy phép nhập khẩu: Nghị định 187/2013/NĐ-CP đã quy định rõ những mặt hàng phải xin giấy phép nhập khẩu. Theo đó, quý doanh nghiệp phải hoàn tất các thủ tục trước khi đưa hàng về cảng. Nếu không sẽ phát sinh nhiều chi phí để thuê kho chứa, thuê bãi trong lúc chờ được cấp giấy phép.

– Hàng cần công bố hợp chuẩn hợp quy: Tương tự như trên, doanh nghiệp phải làm thủ tục công bố hợp quy trước khi hàng được đưa về cảng. Quy trình làm công bố hợp quy cho lô hàng đã được quy định rõ tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.

– Hàng cần kiểm tra chuyên ngành: Công tác kiểm tra chuyên ngành đối với những mặt hàng này sẽ được tiến hành sau khi đưa hàng về cảng. Theo đó, cơ quan chức năng sẽ đến tận nơi để lấy mẫu về kiểm tra. Sau khi có kết quả, doanh nghiệp sẽ tiến hành các công đoạn làm thủ tục còn lại.

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương (Hợp đồng mua bán)

Trong quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hoá, hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) là hợp đồng thể hiện giao dịch của 2 bên (giữa người bán và người mua). Giấy tờ này thường sẽ được yêu cầu trong tất cả các bộ hồ sơ xuyên suốt quá trình thông quan hàng hoá. Nội dung trong hợp đồng cần có đủ thông tin tên hàng hóa, số lượng hàng, trọng lượng, quy cách đóng gói, giá thành,…

Bước 3: Kiểm tra hồ sơ, bộ chứng từ hàng hoá

Để khai báo hải quan nhanh chóng, bạn phải chuẩn bị những giấy tờ sau:

+ Hợp đồng thương mại (Sale Contract).

+ Vận đơn lô hàng (Bill of Landing), 3 bản chính.

+ Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice), 3 bản chính.

+ Bảng kê hàng hoá (Packing List), 3 bản chính.

+ Giấy chứng nhận xuất xứ lô hàng (C/O).

+ Các giấy tờ liên quan khác.

Thông thường, người bán sẽ gửi các tài liệu này cho người mua. Sẽ mất một thời gian để gửi nó qua. Do đó, để tránh mất nhiều thời gian để hoàn thành thao tác, bạn nên kiểm tra kỹ thông tin về các tài liệu.

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Đăng ký kiểm tra chuyên ngành là thủ tục bắt buộc phải làm nếu như lô hàng của bạn có tên trong danh mục hàng hoá phải kiểm tra chuyên ngành. Sau khi nhận được giấy báo hàng đến, tức là Arrival Notice, doanh nghiệp cần làm đăng ký kiểm tra chuyên ngành. Thông thường, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy này từ hãng vận chuyển khoảng 2 trước ngày khi tàu đến cảng.

Bước 5: Hoàn thành tờ khai hải quan

Sau khi hãng vận chuyển gửi giấy báo hàng đến, doanh nghiệp cần tiến hành lên tờ khai hải quan. Điều kiện cần để khai và truyền tờ khai đó là có chữ ký số và đăng ký chữ ký số với Tổng Cục Hải Quan Việt Nam. Hiện nay, quy trình khai Hải quan sẽ diễn ra ngay trên hệ thống VNACCS của tổng cục Hải quan.

Doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin trên tờ khai. Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn nên sử dụng dịch vụ hải quan trọn gói của các bên uy tín để tránh sai sót. Khi tờ khai hoàn tất và được truyền đi, hệ thống sẽ tự động cấp số nếu như thông tin chính xác và đầy đủ. Nếu khai báo đúng thì sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Bước 6: Nhận lệnh giao hàng

Đây là một dạng giấy tờ do hãng tàu hoặc công ty vận chuyển cung cấp để giữ các mặt hàng để giao hàng tại cảng hoặc nhà kho. Để có được đơn hàng này, bạn chỉ cần đến nhà vận chuyển và chuẩn bị các giấy tờ sau:
       - 1 CMND/CCCD bản sao.

- 1 vận đơn bản sao.

- 1 vận đơn bản gốc có đóng dấu (nếu có)

- Phí local charge

Lưu ý rằng, nếu như hàng FCL, tức nguyên container, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lại một lần nữa xem hạn miễn phí lưu container đến bao giờ. Doanh nghiệp cần đóng phí để gia hạn thêm nếu như đã hết hạn lưu miễn phí.

Bước 7: Chuẩn bị thủ tục hải quan

Sau khi tờ khai được truyền đi, hệ thống sẽ căn cứ vào nội dung trong tờ khai để phân luồng hàng hoá. Cụ thể, đó có thể là luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ. Tuỳ vào từng loại, doanh nghiệp cần tiến hành các thủ tục khác nhau.

– Nếu như là luồng xanh: không cần kiểm tra hay làm thủ tục gì thêm, chỉ cần in tờ khai và hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế là xong.

– Nếu như rơi vào luồng vàng: đơn vị Hải quan bắt buộc phải kiểm tra hồ sơ giấy của lô hàng. Doanh nghiệp cần cẩn thận trong khâu này, tuyệt đối không được xảy ra sai sót.

– Còn nếu như tờ khai luồng đỏ: chắc chắn hàng phải bị kiểm hoá tại cảng hoặc kho bãi. Quy trình kiểm hóa sẽ cực kỳ khắt khe và gắt gao, tốn nhiều thời gian hơn kéo theo nhiều chi phí phát sinh.

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan

Sau khi tờ khai đã được truyền và thông quan, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ nộp thuế của mình. Đối với các lô hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần tiến hành nộp 2 loại thuế chính, đó là:

+ Thuế nhập khẩu.

+ Thuế giá trị gia tăng VAT.

Ngoài ra, tuỳ vào một số loại hàng có tính đặc thù, doanh nghiệp còn phải nộp thêm các loại thuế đó là thuế môi trường và thuế tiêu thụ đặc biệt.

Bước 9: Hoàn tất thủ tục chuyển đơn hàng và nhập hàng vào kho

Đây chính là công đoạn cuối cùng mà doanh nghiệp cần thực hiện sau khi hoàn tất mọi thủ tục liên quan đến hải quan và cả nộp thuế. Lúc này, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước 2 vấn đề sau:

– Thuê phương tiện chuyên chở đến lấy hàng về.

– Thuê nhà kho hoặc bến bãi để bảo quản lô hàng.

Lưu ý, doanh nghiệp cần chắc chắn rằng lệnh giao hàng vẫn còn hiệu lực, nếu không thì phải làm việc với hãng tàu để tiến hành gia hạn lại. Sau đó, người đại diện doanh nghiệp sẽ đến phòng thương vụ của Cảng để trình các giấy tờ như D/O, giấy giới thiệu của chủ hàng, mã vạch tờ khai hải quan,… Nhân vên sẽ lên hoá đơn và cho bạn thanh toán những khoản phí cần thiết.

Người đại diện chỉ việc nộp phí và nhận phiếu ER tức phiếu giao nhận mà thôi. Sau đó, chỉ việc bốc xếp hàng lên xe và chở về kho bảo quản.

II. 5 bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Bước 1: Xem lại chính sách mặt hàng và chính sách thuế

Bước xem lại chính sách mặt hàng và chính sách thuế trước khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa cần được hoàn thành càng sớm càng tốt, thậm chí có thể trước khi đàm phán hợp đồng xuất khẩu. Hãy xác định xem chính sách của chính phủ có khuyến khích, hạn chế hay cấm xuất khẩu mặt hàng này hay không.

Trước khi ký hợp đồng xuất khẩu, cần phải nghiên cứu các hạn chế, hạn ngạch xuất khẩu, hoặc giấy phép. Tất nhiên, không thể thông quan xuất khẩu nếu không có giấy phép hoặc hạn ngạch.

Hơn nữa, với tư cách là chủ hàng xuất khẩu, bạn phải xác định xem mặt hàng đó có phải chịu thuế xuất khẩu hay không. Số lượng mặt hàng chịu thuế thấp hơn nhiều so với mặt hàng nhập khẩu theo chính sách khuyến khích xuất khẩu. Khoáng sản (than, đá, quặng, kim loại quý), lâm sản và các mặt hàng khác vẫn chịu thuế xuất khẩu (gỗ, sản phẩm từ gỗ).

Bạn tiến hành đàm phán và ký kết các hợp đồng ngoại thương với các đối tác nước ngoài khi đã hiểu rõ các chính sách liên quan để làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa.

Khi tiến hành đàm phán và ký kết các hợp đồng ngoại thương với các đối tác nước ngoài khi đã hiểu rõ các chính sách liên quan, hãy tiến hành bước tiếp theo trong thủ tục thông quan hàng hóa xuất khẩu.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ có liên quan đến lô hàng

Để làm ăn với các đối tác nước ngoài, trước tiên bạn phải đàm phán và sau đó ký kết các hiệp định thương mại nước ngoài với họ. Hồ sơ yêu cầu đối với hàng hóa thông thường không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành cũng khá đơn giản trong hầu hết các trường hợp. Phần lớn các tài liệu bạn cần gửi cho người mua nước ngoài cũng là bắt buộc.

Cần chuẩn bị các giấy tờ sau để khai báo hải quan và thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa:

– Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)

– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

– Phiếu đóng gói (Packing List)

– Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất

– Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal (chì)

– Phải chuẩn bị các chứng từ riêng theo quy định hiện hành đối với các mặt hàng đặc thù phải kiểm tra chuyên ngành.

Bước 3: Tiến hành khai báo trên tờ khai hải quan

Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu vào nước ta, tờ khai hải quan là chứng từ được chủ hàng sử dụng để khai báo hàng hóa với lực lượng kiểm soát. Dựa trên các thông tin có trong các chứng từ nói trên, bạn tiến hành vào phần mềm hải quan điện tử và nhập các thông tin cần thiết, đồng thời là tờ khai hải quan.

Các doanh nghiệp mới bắt đầu tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu phải thực hiện một số bước bổ sung. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng chính chữ ký số mà bạn dùng để kê khai thuế, bảo hiểm xã hội; tuy nhiên, phải đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục Hải quan trước (hệ thống VNACCS).

Bước 4: Tiến hành làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Phần khai báo đó sẽ được phân luồng dựa trên phần khai báo mà bạn đã điền. Lô hàng của bạn sẽ được gửi đi nhanh hay chậm tùy thuộc vào luồng hàng. Hiện tại có ba luồng chính như sau:

– Tờ khai luồng xanh:

các sản phẩm luôn được thông quan trên chương trình, giảm thời gian cho các hoạt động và cho phép vận chuyển lô hàng nhanh hơn. Bạn chỉ cần đến cơ quan hải quan giám sát để nộp các chứng từ như:

+ Phơi hạ hàng

+ Tờ có mã vạch (in từ website của Tổng cục Hải quan)

+ Phí hạ tầng (chỉ áp dụng tại cảng Hải Phòng).

Hải quan sẽ ký và, trong một số trường hợp, đóng dấu nội bộ vào mặt sau của tờ khai, bây giờ bạn có thể nộp cho công ty vận chuyển.

– Tờ khai luồng vàng:

Các tài liệu toàn diện của lô hàng sẽ được cơ quan hải quan kiểm tra thực tế trong luồng này, nhưng không phải sản phẩm thực tế. Sau khi hồ sơ được duyệt, lô hàng mới hoàn thành thủ tục ở bước 4.

Quý doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ giấy theo quy định tại Thông tư 38 (đã được sửa đổi bởi Thông tư 39) và mang đến chi cục hải quan để được công chức hải quan kiểm tra. Một số ngành hải quan gần đây đã chuyển trọng tâm sang tạo thuận lợi cho kinh doanh. Trước đây, các giấy tờ phải nộp bản chụp (sao y); giờ đây, khi chuyển tờ khai có thể đính kèm file scan vào phần mềm thay cho bản giấy.

Tất nhiên, ngoài những tài liệu quan trọng (giấy phép, v.v.) phải đến xem tận mắt, bạn vẫn phải nộp thêm. Do việc thực hiện này chưa được chuẩn hóa trên toàn quốc nên bạn liên hệ trước với chi cục hải quan nơi bạn định mở tờ khai để hỏi và làm theo hướng dẫn của họ.

– Tờ khai luồng đỏ:

Nó đòi hỏi nhiều thời gian và công sức nhất của cả hai phía. Hồ sơ chi tiết và lô hàng sẽ được kiểm tra thực tế trong luồng này. Nếu sau khi kiểm tra không còn vấn đề gì nữa thì cơ quan hải quan duyệt hồ sơ và chuyển sang bước 4.

Khi được xếp vào loại này, hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi xác minh tính hợp lệ của chứng từ. Có thể sử dụng máy soi chuyên dụng để kiểm tra, hoặc nhân viên hải quan có thể mở thùng hàng để kiểm tra thủ công.

Mục đích của việc kiểm tra là xác định xem thực tế hàng hóa có giống như hồ sơ đã nêu hay không. Nếu câu trả lời giống nhau thì bước này coi như đã hoàn thành. Nếu không, có thể phải sửa tờ khai (nếu có sai sót nhỏ), có thể bị phạt hành chính (nếu sai sót nặng), có trường hợp không được xuất hàng (lỗi nặng).

Bước 5: Thông quan và thanh lý tờ khai

Sau khi thực hiện xong 4 bước trên và tờ khai của bạn đã được thông quan, bạn chỉ cần gửi lại tờ khai và mã vạch cho hải quan giám sát để làm thủ tục xác thực. Khi tờ khai đã được thông quan và qua giám sát hải quan, bạn phải nộp lại cho hãng tàu để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát khi hàng lên tàu.

Như vậy, sau khi hoàn thành 5 quy trình chính nêu trên, bạn đã hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu sản phẩm nói riêng và thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa nói chung. Để đảm bảo thực hiện liền mạch, bạn cũng phải chú ý đến các quy định của pháp luật liên quan đến thủ tục xuất khẩu.

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hoá. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp đến số điện thoại đường dây nóng hoặc truy cập website chính thức của Blue Sky Logistics. Sự hài lòng của quý khách là thành công của chúng tôi!

 

BLUE SKY CÓ NHẬN LÀM DỊCH VỤ HẢI QUAN,BOOKING TÀU ĐI QUỐC TẾ VÀ TRONG NƯỚC

ĐỂ BẠN TỰ TIN - AN TÂM SỬ DỤNG DỊCH VỤ HẢI QUAN BLUE SKY LOGISTICS CAM KẾT HOÀN TIỀN DỊCH VỤ NẾU BẠN KHÔNG HÀI LÒNG

Và bạn đừng quên  'đặt lịch hẹn tư vấn ' cùng Blue Sky! (*)

ĐỂ BLUE SKY LOGISTICS HIỂU RÕ HƠN VỀ "NHU CẦU VÀ MONG MUỐN" CỦA ANH/CHỊ

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Chuyên gia Tư Vấn Hải Quan-Giải pháp xuất nhập khẩu cho mọi doanh nghiệp Việt Nam .

 Mr Đăng Tuấn- SĐT: 0914833340

 Email: dangtuan@xnkbluesky.com

 Email: info@xnkbluesky.com